Kartais jauni ir iniciatyvūs žmonės jaučia tam tikrą stabdį ir nekuria naujo verslo ar neįgyvendina kitų idėjų vien todėl, kad susiduria su didžiuliais buhalteriniais srautais. Tačiau šiuolaikiška dokumentų valdymo sistema gali būti puiki priemonė ne tik šiam stresui sumažinti, bet ir iš tiesų efektyviai suvaldyti įvairių dokumentų srautus. Kam pasitarnaus tokios sistemos?

Pradinės užklausos, pirkimai

Kai pradėsite teikti kokias nors paslaugas, galbūt reklamuosite jas internete, gal turėsite ir savo svetainę. Tuomet galbūt pradės jums eiti laiškai ir užklausos, kur bus vis teiraujamasi dėl įvairų klausimų. Reikės klientams gal paskaičiuoti kainas ir išsiųsti jas tam tikrame šablone. Vadinasi, ką veikti tikrai bus. Taigi, tokiais atvejais reikėtų naudoti dokumentų valdymo sistemas, kurios jau nuo pat pradžių padės suformuluoti reikiamus dokumentus.

Sutartys

Vos tik klientas norės kažko, iškart reikės pateikti sutartis. Tai labai svarbūs dokumentai, kurie turi įgalioti šalis dėl savų įsipareigojimų. Tad jas sudarius reikia viską kažkur kaupti, į stalčius atspausdinus sukišti nebus patogu. Taigi, sutartis verta tvarkyti sistemingai ir turėti gerą sistemą. Senuose filmuose galime matyti juokingų vaizdelių su popieriuose skęstančiais biurais, kada senieji buhalteriai ir popierių tvarkytojai tiesiog apsikraudavo raštais ir dokumentais nuo galvos iki kojų. Tačiau šiais laikais labai dažnai net nėra reikalinga sutartis spausdinti. Jas galima tiesiog turėti elektronines, o tai tvarkyti padeda modernios dokumentų tvarkymo sistemos.

Apmokėjimai

Labai svarbi dalis yra apmokėjimai, kuriuos galbūt atlieka klientai. Ten gali reikėti prekių priėmimo ir perdavimo akto, kitų svarbių dokumentų. Kad visa tai būtų kuo greičiau sutvarkyta, yra pateikiami tam tikri šablonai, ir dokumentų valdymo sistemos visą šią medžiagą gali kaupti. Taip užtikrinama ir švari buhalterija, ir tinkama tvarka, jeigu reikėtų per patikrą parodyti viską. Galiausiai, tai padeda ir vidinei įmonės analizei, jeigu visi duomenys yra struktūruoti.

Mokesčių deklaravimai

Kasmet Lietuvoje tenka deklaruoti mokesčius, ir savo mokesčiais papildyti valstybės biudžetą. Būtent tai irgi yra darbas, susijęs su popieriais. Fizinis asmuo patiria sunkumų pildydamas tik savo asmeninę deklaraciją, o štai juridiniam asmeniui, įmonei, to vargo gali būti daug daugiau. Tačiau ir čia tam tikrų dokumentų tinkamas saugojimas, archyvavimas, sisteminimas gali padėti lengviau susitvarkyti ir su kasmetine mokesčių deklaravimo užduotimi, kuri yra būtina kiekvienam žmogui, norinčiam tvarkingai gyventi ir turėti sukaupus tik teigiamą patirtį apie deklaravimą.